Lubelskie Centrum Innowacji i Technologii wdraża system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją EZD RP w 54 wojewódzkich samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Projekt prowadzony jest we współpracy z NASK, a jego zakończenie planowane jest do 1 stycznia 2028 roku. 

Czym jest EZD RP? 

EZD RP to nowoczesny, ogólnokrajowy system elektronicznego zarządzania dokumentacją, rozwijany przez NASK z myślą o potrzebach zarówno małych, jak i dużych jednostek administracji publicznej. To rozwiązanie, które realnie przyspiesza pracę urzędów i wspiera transformację cyfrową w całym sektorze publicznym. 

Korzyści z wdrożenia systemu:  

  • Elektroniczny obieg dokumentów – automatyzacja procesów i szybsza realizacja zadań dzięki cyfrowej obsłudze dokumentacji. 
  • Rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej – pełna kontrola nad przepływem pism oraz ich jednoznaczna identyfikacja w systemie.
  • Prowadzenie spraw w formie cyfrowej – możliwość obsługi całego cyklu sprawy elektronicznie, od wpływu dokumentu po jej zakończenie. 
  • Archiwizacja dokumentacji zgodnie z przepisami – bezpieczne przechowywanie danych w chmurze oraz zgodność z zasadami elektronicznego zarządzania dokumentacją. 
  • Integracja z innymi systemami administracji publicznej – m.in. z e-Doręczeniami czy planowaną integracją z KSeF, co usprawnia obsługę procesów międzyplatformowych. 

Od 2028 roku system EZD RP ma stać się obowiązkowy dla wszystkich jednostek administracji publicznej w Polsce.

Chmurowy model wdrożenia EZD RP 

W Województwie Lubelskim system EZD RP zostanie wdrożony w modelu Saas – Software as a Services, z wykorzystaniem technologii konteneryzacji na platformie Kubernetes co daje większą niezawodność i łatwiejsze utrzymanie systemu.  

Każda jednostka organizacyjna otrzyma dedykowaną instancję systemu, co zapewni:

  • większe bezpieczeństwo, 
  • elastyczność działania, 
  • krótszy czas uruchomienia, 
  • niższe koszty utrzymania infrastruktury IT. 

Wsparcie po wdrożeniu 

LCIT zapewni pełną opiekę nad użytkownikami po uruchomieniu systemu, tak aby żadna jednostka nie została pozostawiona sama sobie. Od momentu produkcyjnego startu: 

  • użytkownicy otrzymają dostęp do systemu zgłoszeń Helpdesk prowadzonego przez LCIT,
  • w sytuacji, gdy problem będzie wykraczał poza zakres wsparcia LCIT, zgłoszenie zostanie przekazane bezpośrednio do NASK, wraz z pełną informacją o zgłoszonym zagadnieniu. 

Dzięki temu każda jednostka korzystająca z EZD RP ma pewność, że w razie potrzeby otrzyma szybkie i skuteczne wsparcie techniczne — zarówno lokalne, jak i centralne. 

Wdrożenie w modelu kaskadowym przebiega w 6 etapach. LCIT koordynuje cały proces jako Podmiot Wiodący, wspierany merytorycznie przez NASK PIB.

Przygotowanie organizacyjne i prawne

  • Wstępne decyzje i powołanie Zespołu Wdrożeniowego
  • Instrukcja kancelaryjna, archiwalna i JRWA
  • Ustalenie ról: koordynator, administrator merytoryczny, kancelaria
  • Wzór zarządzenia kierownika jednostki

Analiza gotowości jednostki

  • Kwestionariusz / ankieta gotowości organizacyjnej
  • Pozyskanie certyfikatów integracyjnych ePUAP, e-Doręczeń, KSEF
  • Identyfikacja luk kompetencyjnych

Konfiguracja systemu i testy

  • Instancja testowa EZD RP
  • Struktura organizacyjna, JRWA, rejestry
  • Integracje: ePUAP, e-Doręczenia, KSEF, podpis elektroniczny

Szkolenia pracowników

  • Administratorzy: szkolenia I, II i III stopnia
  • Koordynatorzy i pracownicy kancelarii
  • Kierownictwo i użytkownicy merytoryczni
  • Prezentacje, nagrania i ćwiczenia praktyczne

Uruchomienie produkcyjne

  • Checklisty gotowości i decyzja kierownictwa
  • Przełączenie na środowisko produkcyjne
  • Monitoring pierwszych tygodni działania
  • Wsparcie intensywne (90 dni)

Wsparcie powdrożeniowe

  • Obsługa zgłoszeń i baza wiedzy
  • Aktualizacje systemu i zmiany organizacyjne
  • Eskalacja do NASK w razie potrzeby

Skład Zespołu Wdrożeniowego

Koordynator Wdrożenia

Zarządza całym procesem, kontaktuje się z LCIT, odpowiada za harmonogram, wspiera pracowników w codziennej pracy.

Administratorzy merytoryczni

Konfigurują i utrzymują system, zarządzają uprawnieniami i integracjami.

Pracownik kancelarii

Wdraża nowe procedury kancelaryjne.

Prawnik / Archiwista

Zapewnia zgodność z przepisami, opiniuje dokumenty wewnętrzne.

Podstawa prawna

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym

Dz.U. 1983 nr 38 poz. 173 ze zm. – reguluje zarządzanie dokumentacją.

Rozp. PRM – Instrukcja kancelaryjna

Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67 – podstawa prawna EZD w jednostkach publicznych.