System klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) to system teleinformatyczny, który umożliwia elektroniczne zarządzanie dokumentacją. W ramach tego systemu można wykonywać czynności kancelaryjne, dokumentować przebieg załatwiania spraw oraz gromadzić i tworzyć dokumenty elektroniczne. Dzięki EZD możliwe jest kompleksowe załatwianie i prowadzenie spraw w postaci elektronicznej, a także wspieranie prowadzenia spraw w formie papierowej. System ten przyczynia się do przejrzystości działania instytucji, a także redukuje koszty korespondencji i skraca czas doręczania dokumentów.

Lubelskie Centrum Innowacji i Technologii świadczy na rzecz obsługiwanych jednostek oraz partnerów projektu “Wrota Lubelszczyzny – Informatyzacja Administracji” usługi wdrożenia, wsparcia i utrzymania autorskiego systemu klasy EZD będącego własnością Województwa Lubelskiego.

Najważniejsze funkcje w systemie EZD to:

• Elektroniczne przechowywanie dokumentów: EZD umożliwia gromadzenie i archiwizację dokumentów w formie elektronicznej, co ułatwia dostęp do nich i redukuje potrzebę przechowywania papierowych kopii.
• Obsługa korespondencji: System pozwala na elektroniczne załatwianie spraw, w tym obsługę pism, ich przekazywanie między pracownikami oraz śledzenie statusu korespondencji.
• Kontrola dostępu: EZD zapewnia kontrolę dostępu do dokumentów, dzięki czemu tylko uprawnione osoby mogą przeglądać, edytować lub usuwać dane.
• Współpraca między pracownikami: System umożliwia współdzielenie dokumentów i współpracę między różnymi działami i pracownikami.
• Automatyzacja procesów: EZD może wspierać automatyzację procesów, takich jak przypisywanie numerów spraw, terminy realizacji czy przekazywanie dokumentów do kolejnych etapów.
• Integracja z innymi systemami: System integruje się z innymi narzędziami, np. ePUAP czy e-Doręczenia.

 Oto niektóre z korzyści wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej:

• Efektywność i oszczędność czasu: Dzięki elektronicznemu zarządzaniu dokumentacją możliwe jest szybsze przetwarzanie spraw, a także redukcja czasu potrzebnego na przekazywanie dokumentów między pracownikami.
• Redukcja kosztów: System EZD pozwala na ograniczenie wydatków związanych z drukiem, przechowywaniem papierowych dokumentów i wysyłką korespondencji.
• Łatwiejszy dostęp do informacji: Elektroniczne przechowywanie dokumentów ułatwia wyszukiwanie i dostęp do potrzebnych informacji, bez konieczności przeszukiwania papierowych akt.
• Bezpieczeństwo danych: System zapewnia kontrolę dostępu do dokumentów, chroniąc je przed nieuprawnionym odczytem lub modyfikacją.
• Współpraca między instytucjami: EZD umożliwia sprawną wymianę dokumentów między różnymi instytucjami z wykorzystaniem systemu ePUAP czy e-Doręczenia.
• Zgodność z przepisami: System jest projektowany z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, co pomaga instytucjom zachować zgodność z regulacjami dotyczącymi przechowywania i przetwarzania dokumentów.